Selasa, 18 Maret 2014

Karakteristik Arsip

Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :

Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya;

Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan

Selain arsip memiliki karakter, juga memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder.

Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.

Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.

Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.

Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.

Menghindari Tumpukan Arsip

Dalam kegiatan organisasi tak lepas dari surat-menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan. Tetapi sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip. Bertumpuknya surat dan dokumen di atas meja kerja dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran, kekhawatiran akan hilangnya surat dan rasa sayang untuk memusnahkan surat , menjadi penyebab menumpuknya surat di atas meja. Kondisi ini menyebabkan kantor menjadi terlihat kotor dan berantakan. Hal ini dikarenakan kurangnya perhatian dan pengetahuan terhadap permasalahan arsip. Jika berkas tersebut dibiarkan, maka akan menimbulkan permasalahan baru; akan diapakan berkas tersebut. dan bahkan akan kesulitan dalam pencarian surat dan dokumen yang diperlukan, dan yang lebih berbahaya lagi hilangnya surat dan dokumen penting. Padahal jika kita menyadari pentingnya arsip, maka kita akan memperlakukan dan menyimpan arsip dengan baik, sehingga permasalahan di atas bisa kita hindari.

Kesadaran akan pentingnya arsip harus dimiliki oleh semua karyawan baik atasan maupun bawahan. Sebelum kita melangkah lebih jauh tentang arsip, akan lebih baik jika kita terlebih dahulu mengetahui apa itu arsip. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (UU No. 7 Tahun 1971).

Pengertian arsip juga berdasarkan kepada penciptanya apakah instansi pemerintah, swasta, atau perorangan yang bertanggung jawab terhadap arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara, serta dipergunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas.

Dari pengertian di atas arsip itu dapat berbentuk kertas (surat-surat, dokumen-dokumen) ataupun non kertas (gambar, video) yang dipergunakan untuk pelaksanaan kehidupan kebangsaan dan pelaksanaan tugas baik dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan.

Mengingat betapa pentingnya arsip, maka untuk menghindari permasalahan-permasalahan seperti yang telah dipaparkan di atas, ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya :

Memahami arsip
Dari penjelasan di atas tentang arsip, maka naskah-naskah dalam bentuk kertas maupun non-kertas yang dikirim maupun yang diterima adalah arsip. Jika demikian apakah berarti semua surat yang kita terima atau kita kirim itu harus kita kategorikan sebagai arsip, dan harus kita simpan? Bila kita menyimpan seluruh dokumen tersebut, maka lama-lama meja dan tempat disekitar kita akan penuh dengan tumpukan kertas, dan setelahnya kita akan bingung mau diapakan berkas-berkas tersebut.


Memilah dan Menyimpan Arsip
Bertumpuknya berkas di meja dan sekitarnya menimbulkan pemandangan yang tidak enak dan tentunya kalau dibiarkan akan merepotkan, mau diapakan tumpukan tersebut. Untuk menghindari hal itu, sebelum menjadi tumpukan-tumpukan hendaknya diadakan pemilahan dan penyimpanan arsip yang harus kita perlakukan sesuai dengan prinsip kearsipan yaitu cepat ditemukan kembali bila diperlukan.

Dalam kearsipan dikenal tiga fase yaitu penciptaan/penerimaan, penggunaan, dan penyimpanan/penyusutan, pengertiannya; naskah-naskah dalam bentuk apapun (seperti; surat, formulir, laporan, gambar, microforms, input/output komputer) yang diciptakan/diterima dapat didistribusikan baik internal maupun eksternal; kemudian dipergunakan sebagai alat pengambil keputusan, pendokumentasian merespon berbagai pertanyaan, referensi, atau sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan organisasi; dan setelahnya disimpan jika masih memiliki nilai guna atau disusutkan dengan cara pemusnahan atau penyerahan jika sudah tidak diperlukan lagi.

Seperti telah disinggung diatas bahwa kegunaan arsip dibedakan dengan arsip aktif dan inaktif. Untuk menghindari bertumpuknya berkas kita harus memperhatikan kegunaan arsip tersebut dengan cara mengidentifikasikan arsip apakah arsip tersebut masih aktif digunakan sebagai bahan kerja atau sudah masuk menjadi inaktif. Jika masuk kategori aktif hendaknya berkas tersebut diletakkan/disimpan dekat dengan meja atau wilayah kerja kita untuk memudahkan penggunaannya. Tentunya penyimpanan berdasarkan sistem kearsipan, diantaranya dapat berdasarkan abjad, subyek, numeric, dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian/unsur penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, maka dari itu arsip aktif tersebut harus selalu tersedia pada saat diperlukan.

Arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, jika dibiarkan terus, tempat kerja kita akan dipenuhi dengan tumpukan arsip, sehingga aktivitas kerja kita menjadi terganggu. Arsip yang banyak memenuhi meja dan sekitarnya itu kebanyakan adalah arsip inaktif yang masih disimpan di ruangan kerja. Volume arsip terbesar dari suatu organisasi adalah arsip inaktif. Arsip yang telah masuk menjadi kategori inaktif atau volume pemakaian berkurang, jarang, atau bahkan sudah tidak dipergunakan, penyimpanannya harus segera dipisahkan/diserahkan ke unit kearsipan (central arsip) organisasi atau dapat pula dimusnahkan tentunya dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Akan lebih baik lagi jika suatu organisasi telah memiliki jadwal retensi arsip. Dengan jadwal retensi arsip umur suatu arsip yang inaktif telah ditentukan dan memuat keterangan arsip tersebut akan diapakan dan dikemanakan setelahnya.

Dengan demikian jika kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip dengan mengidentifikasikan arsip aktif atau inaktif akan menghindari bertumpuknya arsip di meja dan disekitar raungan kerja yang menimbulkan ketidaknyamanan dalam bekerja. Tentunya bukan hal yang mudah untuk melaksanakannya, semua kembali kepada keinginan niat kita untuk mengadakan perbaikan dan perubahan. Berdasarkan pengalaman, jika kita membiarkan arsip menumpuk sekali saja, maka arsip tersebut akan menjadi tumpukan-tumpukan yang akan memenuhi meja dan ruang kerja, dan akan menimbulkan rasa malas untuk menanganinya. Tumpukan arsip akan bercampur antara yang aktif dengan yang inaktif, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam pencarian arsip yang dibutuhkan.

Bahan Rujukan bagi Perpustakaan

Pengawasan Bibliografi
Keadaan ‘banjir informasi’ mengakibatkan melimpahnya informasi dalam bentuk tercetak maupun tidak tercetak dalam berbagai bidang ilmu pun perpustakaan yang mampu memiliki semua informasi itu, tidak ada satu orang pun yang mampu membaca ada, bahkan bidang sesempit apa pun. Untuk membantu orang dapat mencari dan memilih informasi yang paling sesuai yang dibutuhkan kiranya diperlukan pencatatan yang sistematis namun menyeluruh. Pencatatan ini yang dikenal dengan pengawasan bibliografi, yang tidak dapat dilakukan oleh satu orang, atau satu lembaga atau bahkan satu negara pun. Karena itu tiap negara perlu melakukan pencatatan baik tingkat nasional berupa Pengawasan Bibliografi Nasional. Jika tiap negara melakukan dengan baik, kemudian usaha ini dikoordinasikan secara bersama pada tingkat internasional maka lahirlah apa yang di sebut UBC (Universal Bibliographic Control). Adanya UBC akan bermanfaat banyak bagi umat manusia, khususnya yang perlu mencari dan memilih informasi yang cukup dan yang diperlukan.

Pengawasan Bibliografi Indonesia
Pengawasan bibliografi di Indonesia memang belum berjalan dengan baik. Hal ini karena perangkat atau persyaratan yang diperlukan belum lama dimiliki oleh bangsa Indonesia. Pada zaman kolonial Belanda memang sudah ada usaha-usaha ke arah kegiatan pengawasan bibliografi, namun belum berjalan dengan lancar karena kondisi yang kurang mendukung. Faktor lain, adalah karena kesadaran para penerbit dan penulis belum merata hingga ini kurang mendukung kelancaran kegiatan ini.
Tahun 1990 merupakan tahun penting dalam kaitan program pengawasan bibliografi di Indonesia, karena pada tahun itulah keluar undang-undang yang paling mutakhir mengenai serah simpan hasil karya penerbitan. Beberapa tahun sebelumnya diresmikan Perpustakaan Nasional RI. Lembaga ini merupakan persyaratan lain demi lancarnya kegiatan pengawasan bibliografi, yaitu sebagai pusat deposit atau penyimpanan dokumen yang berhasil dikumpulkan berdasarkan undang-undang tersebut.

1. Bibliografi Indonesia
Menurut istilahnya ada perbedaan antara Bibliografi Nasional Indonesia dan Bibliografi Indonesiana. Pengertian Bibliografi Indonesiana mencakup bahan rujukan diterbitkan mengenai Indonesia, baik yang diterbitkan di Indonesia maupun di luar negeri.
Sudah banyak publikasi diterbitkan yqang dapat digolongkan ke dalam bibliografi Indonesiana. Mulai dari zaman kolonial Belanda hingga kita merdeka sampai sekarang ini. Makin lama makin banyak publikasi yang diterbitkan. Pada awalnya kebanyakan terbitan kita belum sempurna dalam cara penyusunan entri dan sarana temu-baliknya. Dalam hal ini yang dimaksud adalah cara pengindeksannya. Tetapi setelah banyak bibliografi Indonesiana diterbitkan di luar negeri, khususnya di Negeri Belanda, dengan teknik penyajian yang cukup baik, maka dewasa ini terbitan kita pun semakin baik, termasuk bibliografi yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional.

2. Bibliografi Nasional Indonesia
Bibliografi Nasional Indonesia adalah daftar yang memuat judul-judul publikasi yang diterbitkan di Indonesia yang mengenai Indonesia. Sejak Indonesia merdeka semakin banyak diterbitkan bibliografi, bukan saja oleh Perpustakaan Nasional RI yang memang antara lain tugasnya menangani secara langsung pengawasan bibliografi nasional, tetapi juga oleh perpustakaan lain atau lembaga yang bergerak dalam bidang tertentu. Lembaga ini biasanya menerbitkan bibliografi subjek khusus sesuai dengan bidang gerak lembaga itu. Bahkan perorangan pun sudah banyak yang berani menyusun bibliografi, baik untuk tujuan komersial maupun untuk tujuan lain. Untuk mengumpulkan angka ke kredit bagi pustakawan fungsional misalnya.
Bibliografi pun tampil semakin beragam, baik dari segi fisik penampilan, kelengkapan informasi dan istilah atau nama yang digunakan. Perubahan ini tentunya sesuai dengan perkembangan atau kemajuan kebutuhan manusia akan informasi.

3. Indeks
Indeks diperlukan untuk mengetahui terbitan apa saja yang sudah ada. Perlunya indeks semakin terasa karena dewasa ini ada fenomena yang disebut sebagai ledakan informasi. Maksudnya adalah begitu banyak informasi literatur dihasilkan, sehingga tidak seorang pun yang dapat membaca semua terbitan, bahkan dalam bidang yang sempit sekalipun. Untuk itu diperlukan sarana pemilihan literatur. Agar orang dapat mengetahui terbitan dalam bidang tertentu, untuk kemudian menentukan literatur apa yang perlu dibaca dari sekian banyak literatur dan dimana didapatkan bahan rujukan indeks memberi petunjuk untuk itu. Ada dua jenis indeks. Ada yang terbit sebagai satu kesatuan berupa monograf. Ada pula yang berupa majalah indeks.

4. Abstrak
Dalam banyak hal abstrak sama dengan indeks. Jadi keduanya dapat berbentuk monograf ataupun majalah. Maka pada keduanya dikenal majalah abstrak dan indeks, atau yang berbentuk monograf. Di Indonesia terdapat beberapa masalah yang menghambat perkembangan penerbitan abstrak, khususnya majalah abstrak. Masalah ini adalah kelangkaan orang yang sekaligus menguasai teknik mengabstrak dan memahami subjek yang mau dibuat abstraknya. Masalah lain tentu dana untuk penerbitan. Selain itu memang kurang tersedia literatur dalam bahasa Indonesia yang mau dibuat abstraknya secara berkesinambungan

5. Kamus Umum Indonesia
Sejarah perkembangan kamus di Indonesia dimulai dengan masuknya Belanda ke Indonesia. Kebanyakan penyusun kamus adalah orang-orang Belanda. Pada mulanya tujuannya adalah agar mereka mudah berkomunikasi dengan penduduk pribumi. Hampir semua bahasa daerah di Nusantara dibuat kamus dua bahasanya dengan bahasa Belanda. Baru pada awal abad ke-20 putra Indonesia asli berhasil menyusun kamus Indonesia. Selanjutnya, perkembangan kamus berbahasa Nusantara mulai semarak. Terutama oleh penyusun-penyusun kamus yang terkenal seperti Poerwadarminta, Sutan Mohammad Zain, R. Satjadibrata, E. St. Harahap, Hasan Shadily, J.S. Badudu, dan sebagainya.

6. Jenis dan Contoh Kamus Indonesia
Sejarah perkembangan kanus umum dan kamus bahasa di Indonesia tidak berbeda dengan perkembangan kamus pada umumnya. Perbedaan pembahasan disini dilakukan hanya untuk memberi ruang yang cukup bagi uraian sejarah bagi kamus. Kamus umum dan kamus bahasa sesungguhnya sama saja. Perbedaannya di sini hanya diberikan pada penekanan perhatiannya saja. Kalau kamus umum berarti penekanan pada informasi dalam entri kamus itu. Sedangkan pada kamus bahasa yang kita perhatikan adalah bahasa dari kamus itu. Dalam hal ini akan bahas dalam bahasa apa kamus disajikan. Dengan kata lain, jenis kamusnya adalah jenis kamus alih bahasa. Karena menguraikan makna kata dari satu bahasa ke satu atau beberapa bahasa yang lain.

7. Ensiklopedi Indonesia
Ensiklopedi umum dan ensiklopedi khusus/subjek belum mempunyai sejarah yang lama di Indonesia. Meskipun bahan rujukan bentuk kamus, yang merupakan bahan rujukan yang tidak dapat dipisahkan dengan ensiklopedi, sudah lama terbit di Indonesia. Pada peralihan abad ke-19 ke abad ke-20, baru terbit suatu buku yang dapat dikategorikan sebagai ensiklopedi. Ensiklopedi nasional perlu diterbitkan oleh setiap negara. Hal ini karena perlunya masyarakat suatu bangsa membaca dan memperoleh informasi yang penting dan mendasar tentang berbagai hal, sesuai dengan ideologi dan sudut pandang negara itu. Seiring dengan perkembangan dan kemajuan, serta karena makin meningkatnya kebutuhan orang akan informasi, maka banyak terbit ensiklopedi dalam bentukan yang semakin menarik.

8. Grey Literatur dan Terbitan Pemerintah
Ada dua jenis rujukan yang sering orang lupakan dalam menjawab pertanyaan rujukan, yaitu jenis grey literature dan terbitan pemerintah. Mengapa hal ini sering terjadi ? Karena memang kedua jenis terbitan ini tidak mudah didapatkan secara bebas. Perpustakaan harus punya hubungan tertentu dengan produsen bahan pustaka tersebut untuk dapat memiliki jenis bahan ini. Memang ada jenis terbitan pemerintah yang dapat dijual di pasaran yaitu yang sudah diterbitkan ulang oleh pihak swasta. Tetapi jumlahnya tidak banyak. Hanya judul-judul tertentu saja. Sedangkan untuk jenis grey literature lebih sulit lagi, karena sering hanya terbit dalam jumlah yang sangat terbatas. Bahkan ada yang hanya dicetak beberapa eksemplar. Padahal isinya sering sangat penting. Bahkan adakalanya informasi yang dimuat tidak bisa didapatkan dalam terbitan lainnya.

Banyak lembaga di Indonesia yang menerbitkan dokumen. Sebenarnya ada Departemen Penerangan Republik Indonesia yang mempunyai tugas memberi informasi tentang kegiatan pemerintah. Salah satunya dalam bentuk penerbitan. Terbitan departemen ini jelas merupakan terbitan pemerintah. Bagian HUMAS dari setiap departemen pun banyak menerbitkan dokumen mengenai departemen mereka. Selain itu ada lembaga atau instansi khusus yang bergerak dalam bidang tertentu yang juga menerbitkan dokumen. Semua terbitan mereka tergolong terbitan pemerintah. Sayang sekali pencatatan mengenai jenis ini sangat minim, sehingga dapat dikatakan bahwa pengawasan bibliografi terbitan ini di Indonesia tidak sebaik jenis terbitan lain.

Pembuatan bibliografi untuk jenis terbitan pemerintah selain dilakukan oleh Perpustakaan Nasional juga dilakukan oleh Departemen Penerangan dan Kantor Sekretariat Negara. Daftar yang mereka keluarkan merupakan sarana pengawasan bibliografi untuk jenis terbitan ini.

9. Bahan Rujukan Indonesia Lain
Naskah dokumen kuno mengenai Indonesia sebenarnya cukup banyak. Di antaranya tersimpan dengan baik dan rapih di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Jakarta. Kebanyakan naskah itu diterbitkan di Negeri Belanda. Bahkan ditulis oleh orang Belanda. Namun sudah adapula beberapa yang disusun oleh orang pribumi, jadi oleh putera Indonesia. Bentuk naskah itu memang sangat beragam. Terbitan ini merupakan bukti sejarah bahwa sejak dahulu sudah ada usaha menyimpan dan menyebarkan informasi mengenai Indonesia. Usaha ini makin berkembang sejak Indonesia merdeka, sehingga semakin banyak dan beragam bentuk terbitan, termasuk terbitan yang dapat dikelompokkan sebagai bahan rujukan berupa buku petunjuk dan buku pedoman.

Di Indonesia banyak terdapat organisasi, lembaga maupun institusi, baik milik pemerintah ataupun milik swasta atau masyarakat, yang pada setiap akhir tahun atau awal tahun berikut, menerbitkan suatu buku yang disebut laporan tahunan. Biasanya laporan seperti itu memuat berbagai aktivitas kegiatan lembaga serta hasil-hasilnya. Selain itu dalam buku tahuan di muat pula latar belakang organisasi, di mana letak kantor pusat dan kantor cabangnya, siapa pejabat-pejabatnya, bergerak dalam bidang apa lembaga itu; melakukan kerja sama dengan siapa, dan lain-lain informasi yang kiranya berkaitan dengan lembaga itu, termasuk angka-angka statistik. Maksud penerbitan buku seperti itu selain sebagai sarana publikasi dan promosi untuk menunjukkan apa yang telah dicapai lembaga itu. Buku seperti ini sangat bermanfaat bagi pengguna yang mencari informasi mengenai suatu lembaga atau suatu masalah.

Selain itu dikenal bahan rujukan berupa direktori. Kandungan buku jenis ini hampir sama dengan laporan tahunan lembaga, namun penekannya pada informasi penunjukan alamat.

Sumber Buku Bahan Rujukan Indonesia Karya Mastini Hardjoprakoso http://massofa.wordpress.com/2008/01/18/bahan-rujukan-bagi-perpustakaan/

Pengertian Perpustakaan Digital

Pengertian dari Perpustakaan Digital (digital library atau electronic library atau virtual library) adalah perpustakaan yang mempunyai koleksi buku sebagian besar dalam bentuk format digital dan yang bisa diakses dengan komputer. Jenis perpustakaan ini berbeda dengan jenis perpustakaan konvensional yang berupa kumpulan buku tercetak, film mikro (microform dan microfiche), ataupun kumpulan kaset audio, video, dll.

Isi dari perpustakaan digital berada dalam suatu komputer server yang bisa ditempatkan secara lokal, maupun di lokasi yang jauh, namun dapat diakses dengan cepat dan mudah lewat jaringan komputer. Istilah perpustakaan digital pertama kali diperkenalkan lewat proyek NSF/DARPA/NASA: Digital Libraries Initiative pada tahun 1994. Perpustakaan digital yang paling banyak dikenal saat ini adalah Proyek Gutenberg, ibiblio dan Internet Archive, serta proyek yayasan Wikimedia (termasuk wikisource, wikipedia, Wiktionary, Wikiquote, Wikibooks, Wikinews, Wikispecies, Wikiversity, Commons, Meta-Wiki, MediaWiki, dll).

Arsitektur Perpustakaan Digital
Definisi singkat dari perpustakaan digital adalah bentuk perpustakaan yang keseluruhan koleksinya memakai format digital yang disusun dalam sebuah arsitektur komputerisasi. Arsitektur ini disusun dalam sebuah proyek yaitu proyek perpustakaan digital. Penelitian proyek perpustakaan digital menggunakan WWW (World Wide Web) yang dihubungkan dengan jaringan internet sebagai media penyalur informasi utama. WWW memiliki banyak kelebihan yang didukung berbagai macam protokol komunikasi (HTTP, FTP, Gopher), penggunaan HTML sebagai bahasa standar markup, dan kelebihan pada GUI (Graphical User Interface).

Komponen Sistem Utama Perpustakaan Digital
  • Impor/Ekspor Server: Dilakukan konversi digital dari file analog ke bentuk digital. File digital dikirim melalui ekspor server menuju impor server yang akan menyaring file yang terdaftar dan dibantu oleh Knowbot. 
  • Pendaftaran Server: Pendaftaran server dilakukan untuk pertanggungjawaban :Penerimaan pesan (hosting arriving) dari knowbot yang membawa informasi baru, pendaftaran pengguna baru Pengindeksan, katalogisasi dan referensi server: Melakukan pendataan secara menyeluruh terhadap file-file digital yang masuk 
  • Database Server: Digunakan untuk mengakomodasi database-database baru 
  • Akuntansi dan Statistik Server: Berfungsi sebagai pengumpul dan penyimpan data yang sesuai dengan penggunaan perpustakaan digital 
  • Sistem Billing: Digunakan untuk pengumpulan data mengenai objek yang baru diregistrasi Transformasi server: Digunakan untuk mengubah input data menjadi bentuk standar perpustakaan digital 
  • Sistem Perpustakaan Personal: Digunakan untuk menkombinasikan keseluruhan program sehingga perpustakaan dapat berdiri sendiri secara personal

Spektrum Perpustakaan Digital
Spektrum dari sistem perpustakaan digital bergerak dari gambar (visual) menuju ke titik yang tidak terlihat (invisible) yang membentuk 6 sistem yang saling tumpang tindih.

  • Penyajian tetap (Fixed Presentation) 
  • Isi tetap (Fixed Content) 
  • Daftar pertanyaan (Database Querries) 
  • Pusat kontrol data (Server Data) 
  • Pelaksanaan program (Executable Program) 
  • Struktur pengetahuan (Knowledge Structures)

Masalah Perpustakaan Digital
Digitalisasi Dokumen.
Pembuatan perpustakaan digital tidak menemui masalah selama dokumen yang diterima berupa file elektronik. Masalah muncul pada saat dokumen yang diterima berupa file non-elektronik, berupa kertas atau buku. Hal ini merupakan masalah utama yang dibahas pada proyek-proyek penelitian, khususnya dalam pembuatan perpustakaan digital dengan dokumen dari perpustakaan umum atau dari grey literature.

Hak Cipta
Hak cipta pada dokumen yang didigitalkan yang berupa mengubah dokumen menjadi digital dokumen, memasukkan digital dokumen ke database, mengubah digital dokumen ke hypertext dokumen. Hak cipta dokumen di jaringan komunikasi. Solusi masalah hak cipta telah dikembangkan dalam ECSM (Electronic Copyright Management System) yaitu sistem monitoring penggunaan digital dokumen oleh pengguna secara otomatis.

Penarikan Biaya
Masalah yang terjadi pada perpustakaan digital swasta yang menarik biaya setiap mengakses dokumen. Solusi masalah ini akan dikembangkan pada system electronic money.


Tahap Pelaksanaan Perpustakaan Digital
Tahap 1, terdiri dari The Knowbot Operating Enviroment (KNOE), User Interface, pengumpulan database, Pencarian Natural Language Text.
Tahap 2, terdiri dari pengembangan sistem perpustakaan personal dengan dasar penelitian tahap 1. Tahap 3, terdiri dari komponen-komponen perpustakaan digital yang diintegrasikan dan akan membentuk quasi-operasional dari perpustakaan digital
Tahap 4, terdiri dari proses pelaksanaan perencanaan yang sudah dirancang.

Sumber:Wikipedia.Org

Otomasi Perpustakaan Dan Komponen Otomasi Perpustakaan

Otomasi Perpustakaan (Library Automation) adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI). Dengan otomasi perpustakaan proses pengolahan data koleksi perpustakaan menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusuri kembali. Otomasi Perpustakaan  juga merupakan pemanfaatan Teknologi Informasi untuk kegiatan-kegiatan perpustakaan meliputi pengadaan, pengolahan, penyimpanan dan menyebarluaskan informasi juga mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem perpustakaan yang terkomputerisasi.

Komponen Otomasi Perpustakaan, terdiri dari :

  1. Pengguna (user) . Pengguna disini meliputi Pustakawan, staf yang natinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan 
  2. Perangkat Keras (Hardware). Peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan. 
  3. Perangkat Lunak (Software). Program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. 
  4. Jaringan (Networking). Sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. 
  5. Data .Kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. 
  6. Manual. Penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. 
  7. Internet. Jaringan komputer internasional, dimana ribuan sistem komputer saling berhubungan satu dengan lainnya. 
  8. Manajemen Sistem Informasi. Penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

Kamis, 13 Maret 2014

E-Book : Joomla! For Dummies, 2nd Edition

Publisher: Wiley
By: Seamus Bellamy, Steven Holzner
ISBN: 978-0-470-59902-0
Year: 2011
Pages: 360
Language: English
File size: 11.4 MB
File format: PDF

Joomla! adalah CMS gratis untuk pembuatan website yang berbasis open source PHP & MySQL dimana dengan sistem manajemen konten yang memungkinkan Anda untuk membuat interaktif, situs web berbasis masyarakat tanpa harus menulis atau kode program di PHP atau ASP.NET. Penggunaan dan installasi yang mudah pada Joomla! melalui buku ini Anda akan ditunjukan bagaimana untuk membuat, situs Web interaktif yang kaya yang tidak memerlukan kode apapun.

Buku ini sangat efektif buat anda yang ingin mengetahui CMS Joomla lebih lanjut !



E-Book: Beginning PHP and MySQL, 4th Edition

Publisher: Apress
By: W. Jason Gilmore
ISBN: 978-1-4302-3114-1
Year: 2010
Pages: 824
Language: English
File size: 9.45 MB
File format: PDF

Awal PHP dan MySQL: Dari Novice untuk Profesional, Edisi Keempat adalah update besar buku otoritatif W. Jason Gilmore pada PHP dan MySQL. Edisi keempat meliputi cakupan yang lengkap dari PHP 5.3 fitur, termasuk namespacing, update AMP tumpukan instalasi dan konfigurasi, update Zend Framework, cakupan MySQL Workbench, dan banyak lagi. Anda tidak hanya akan menerima pengenalan luas untuk fitur inti dari PHP, MySQL, dan alat terkait, tetapi Anda juga akan belajar bagaimana untuk mengintegrasikan mereka dalam rangka untuk membangun aplikasi berbasis data yang kuat. Gilmore memiliki tujuh tahun pengalaman bekerja dengan teknologi ini, dan dia telah dikemas buku ini dengan contoh-contoh praktis dan wawasan tentang tantangan dunia nyata yang dihadapi oleh pengembang. Dengan demikian, Anda berulang kali akan kembali ke buku ini baik sebagai alat pembelajaran yang berharga dan panduan referensi.


E-Book: Beginning PHP 5.3

Publisher: Wrox
By: Matt Doyle
ISBN: 978-1-4571-0612-5
Year: 2011
Pages: 840
Language: English File
size: 8.9 MB
File format: PDF

Sebagai salah satu open-source bahasa pemrograman web-paling populer digunakan saat ini, PHP adalah bahasa server-side scripting yang ideal yang menghubungkan halaman web HTML berbasis database backend untuk konten dinamis. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat sesuatu dari script bentuk-to-email sederhana untuk aplikasi forum web, platform blogging, atau sistem manajemen konten. Panduan ini memperkenalkan bahasa PHP dan menunjukkan bagaimana untuk menulis aplikasi web yang kuat menggunakan PHP.


E-Book : Journey Of Life Heart Love


Judul: Journey Of Life Heart Love
Bahasa: Indonesia
Penulis: Raymond Alfred
Jumlah halaman: 45

Journey Of life, heart, love merupakan kumpulan beberapa pengalaman pribadi penulis yang coba dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat, yang mungkin dapat memberikan gambaran dan motivasi bagi semua orang tentang kehidupan. Karena pada dasarnya kehidupan adalah anugerah yang harus disyukuri dan begitu indah untuk dilewatkan tanpa tindakan. Banyak sekali pelajaran yang bisa dipetik dari setiap kejadian yang terjadi dalam hidup ini. Membuat dunia ini menjadi lebih baik adalah harapan semua orang, termasuk juga penulis. Semoga buku ini dapat berguna dan dapat memotivasi para pembaca sekalian.





Selasa, 11 Maret 2014

Akhir 2014, 75 Persen Perpustakaan Berbasis Digital

Pengelola perpustakaan harus mampu memanfaatkan serbuan teknologi informasi (TI) yang kian gencar. Ini penting, terutama meningkatkan ketertarikan masyarakat untuk berkunjung dan membaca di perpustakaan. 

“Cara ini akan memudahkan pengunjung mencari buku yang diinginkannya,” ujar Kepala Humas Perpustakaan nasional Republik Indonesia Agus Sutoyo dalam keterangan pers yang diterima JPNN, Selasa (25/2),

 “Apalagi saat ini ada kewajiban setiap perpustakaan baik di provinsi maupun kabupaten/kota harus menyediakan sarana online berupa internet selain fasilitas konvensional bagi pengunjung,” sambungnya.

Hal ini juga dibenarkan Erlyn Sulistyaningsih, Direktur Program PerpuSeru, yang sejauh ini telah memberdayakan 34 perpustakaan umum pemerintah di 16 provinsi melalui penyediaan akses Komputer dan Internet. Menurut Erlyn, tak hanya mendorong minat masyarakat datang ke perpustakaan untuk belajar, teknologi juga memberikan masyarakat akses yang lebih luas terhadap informasi, serta mendorong iklim bisnis yang kompetitif.

Melalui program yang diinisiasikan Coca-Cola Foundation Indonesia dan Bill & Melinda Gates Foundation ini, lebih dari 5.000 pengguna perpustakaan di seluruh Indonesia telah mendapat pelatihan komputer dan internet, dan lebih dari 3,5 juta orang telah mendapat kesempatan mencari pekerjaan atau informasi mengembangkan bisnisnya lewat internet.

“Lewat program Perpuseru ini, perpustakaan dapat memberi manfaat langsung kepada anggota masyarakat yang tidak memiliki perangkat komputer dan internet di rumah, sekaligus berperan sebagai rumah belajar (learning centre),” kata Erlyn.

Meski demikian, kata Agus, hampir semua perpustakaan baik perpustakaan nasional, provinsi maupun kabupaten/kota telah menerapkan perpustakaan digital. Namun, jika ukurannya adalah e-book atau e-journal, tentu memang tidak semua perpustakaan mampu menyediakannya.

Dijelaskannya, tidak semua masyarakat bisa mengakses perpustakaan secara online. Masih banyak perpustakaan baik di provinsi maupun kabupaten/kota yang belum tersedia infrastruktur berupa jaringan untuk mengakses internet.

Karena itu, kata Agus, perpustakaan digital menjadi prioritas perpustakaan nasional disamping pemberdayaan perpustakaan desa. “Target kami hingga akhir tahun 2014, perpustakaan digital akan diterapkan di 75 persen perpustakaan di seluruh Indonesia. Saat ini ada 34 perpustakaan provinsi dan lebih dari 500 perpustakaan kabupaten/kota,” tandasnya.

Sumber:- JPNN.Com

Senin, 10 Maret 2014

Pengelompokan Buku Berdasarkan Klasifikasi DDC

Klasifikasi Desimal Dewey (Dewey Decimal Classification (DDC), juga disebut Sistem Desimal Dewey) adalah sebuah sistem klasifikasi perpustakaan yang diciptakan oleh Melvil Dewey (18511931) pada tahun 1876, dan sejak saat itu telah banyak dimodifikasi dan dikembangkan dalam duapuluh dua kali revisi yang telah terjadi hingga tahun 2004.

Klasifikasi Dewey muncul pada sisi buku-buku koleksi perpustakaan. Klasifikasi dilakukan berdasarkan subjek, kecuali untuk karya umum dan fiksi. Kodenya ditulis atau dicetakkan ke sebuah stiker yang dilekatkan ke sisi buku atau koleksi perpustakaan tersebut. Bentuk kodenya harus lebih dari tiga digit; setelah digit ketiga akan ada sebuah tanda titik sebelum diteruskan angka berikutnya.

Contoh kode:
 330.94 = ekonomi Eropa, di mana 330 adalah kode untuk ekonomi dan 94 untuk Eropa Ada sepuluh kelas utama dalam klasifikasi Dewey.

Sepuluh kelas tersebut dibagi lagi kepada 10 bagian; yang lalu bisa dibagi lagi kepada 10 bagian. Sepuluh kelas utama tersebut adalah:
000 Komputer, informasi dan referensi umum
100 Filsafat dan psikologi
200 Agama
300 Ilmu sosial
400 Bahasa
500 Sains dan matematika
600 Teknologi
700 Kesenian dan rekreasi
800 Sastra
900 Sejarah dan geografi

Sedangkan untuk kolesi pustaka Islam menggunakan notasi 2x yang merupakan pejabaran dari notasi 297 pada notasi DDC.
Berikut adalah sepuluh kelas utamanya:
2 X 0 Islam (Umum)
2 X 1 Al-Quran dan Ilmu Terkait
2 X 2 Hadis dan Ilmu Terkait
2 X 3 Aqaid dan Ilmu Kalam
2 X 4 Fiqh
2 X 5 Akhlak dan Tasawuf
2 X 6 Sosial dan Budaya
2 X 7 Filsafat da Perkembangannya
2 X 8 Aliran dan Sekte
2 X 9 Sejarah, Islam dan Modernisasi 

Sumber: http://www.pemustaka.com/pengelompokkan-buku-berdasarkan-klasifikasi-desimal-deweyddc.html